So Freunde der Nacht, ich bin gerade richtig sauer.
Da ich das letzte mal bei einer Mail an die allgemeine Mailadresse keine Antwort bekommen habe, gehts halt dieses mal über die Liste!
Was ist passiert: Ich habe am 24.09. meinen unterschriebenen Mitgliedsantrag per Mail an Euch geschickt. Danach habe ich nix mehr gehört. Auf einem der Treffen konnte mir zum Thema "bin ich jetzt Mitglied" keiner der Anwesenden Vorstandsmitglieder etwas sagen. Die Aussage war: "Der Zuständige" sei nicht da.
OK, das machen alles Freiwillige. Und es gab keinen Bedarf den Mitgliedsstatus direkt zu klären. Also warten wir mal ab.
Gestern!!! habe ich nun eine Mail aus dem Ticketsystem des FF Nordwest bekommen:
"Wir haben Ihre Anfrage erhalten. Ihr wurde die Ticketnummer ..."
Mit einem Link zum Ticketsystem. Also mal flink da drauf geklickt. Und was sehe ich da: Im Anhang des Tickets eine PDF mit meinem Mitgliedsantrag. Inklusive meiner Bankverbindung, meinem Geburtsdatum und meiner eingescannten Unterschrift.
Leute: Ich weiß nicht wer alles auf das Ticketsystem Zugriff hat. Aber das sind personenbezogene Daten. Und in der Kombination hoch problematisch. Das geht mal gar nicht! Das sind Unterlagen, die in keinem Onlinesystem etwas zu suchen haben! Ich kann mir nicht vorstellen, dass das Eure Vorstellung von Datenschutz ist. Diese Daten sind maximal dem Vorstand zugänglich zu machen! Das geht keinen sonst etwas an. Weder Geburtsdatum, noch Bankverbindung oder Unterschrift.
Bitte löscht die Daten umgehend komplett aus dem Ticketsystem und überdenkt bitte noch einmal Eure Prozesse bei neuen Mitgliedern
Einen schönen Abend ...
Martin Brehme
Moin,
Am Mittwoch, den 09.12.2015, 22:52 +0100 schrieb Martin Brehme:
So Freunde der Nacht, ich bin gerade richtig sauer.
Da ich das letzte mal bei einer Mail an die allgemeine Mailadresse keine Antwort bekommen habe, gehts halt dieses mal über die Liste!
An welche Adresse hast du das denn geschickt?
Was ist passiert: Ich habe am 24.09. meinen unterschriebenen Mitgliedsantrag per Mail an Euch geschickt. Danach habe ich nix mehr gehört. Auf einem der Treffen konnte mir zum Thema "bin ich jetzt Mitglied" keiner der Anwesenden Vorstandsmitglieder etwas sagen. Die Aussage war: "Der Zuständige" sei nicht da.
An welche Adresse?
OK, das machen alles Freiwillige. Und es gab keinen Bedarf den Mitgliedsstatus direkt zu klären. Also warten wir mal ab.
Gestern!!! habe ich nun eine Mail aus dem Ticketsystem des FF Nordwest bekommen:
"Wir haben Ihre Anfrage erhalten. Ihr wurde die Ticketnummer ..."
Der Eingang deines Mitgliedsantrag ist dort auf den 7.12. datiert.
Mit einem Link zum Ticketsystem. Also mal flink da drauf geklickt. Und was sehe ich da: Im Anhang des Tickets eine PDF mit meinem Mitgliedsantrag. Inklusive meiner Bankverbindung, meinem Geburtsdatum und meiner eingescannten Unterschrift.
Leute: Ich weiß nicht wer alles auf das Ticketsystem Zugriff hat. Aber das sind personenbezogene Daten. Und in der Kombination hoch problematisch. Das geht mal gar nicht! Das sind Unterlagen, die in keinem Onlinesystem etwas zu suchen haben! Ich kann mir nicht vorstellen, dass das Eure Vorstellung von Datenschutz ist. Diese Daten sind maximal dem Vorstand zugänglich zu machen! Das geht keinen sonst etwas an. Weder Geburtsdatum, noch Bankverbindung oder Unterschrift.
Auf die Abteilung "Mitgliederverwaltung" hat nur der Vorstand Zugriff. Der Vorstand sowie die Admins haben eine Datenschutzerklärung unterschrieben. Also komm mal wieder runter.
vg Björn
Hallo Björn,
Mein Mitgliedsantrag ist Ende September an die Mailadresse mitglieder@ffnw.de gegangen.
Außerdem habe ich mal eine Mail an irgendeine Vorstandsadresse aus dem wiki geschrieben. Darauf habe ich eine Fehlermeldung erhalten. Das habe ich bei meinem ersten Treffen in Oldenburg wenige Tage später auch erzählt. Da warst du auch anwesend. Das war aber irgendwie nicht so spannend für die Runde. Irgendwer hat dann gesagt er schaut sich die Mailadressen mal an und hat an dem Abend noch gesagt, dass die Mailadresse wohl falsch im Wiki stand.
Zu meinen Daten: Es mag ja sein dass auf diesen speziellen Bereich nur der Vorstand Zugriff hat. Da aber alle möglichen Leute schon über die Nutzung des Ticketsystems gesprochen haben, und die definitiv nicht im Vorstand sind, ist für mich nicht ersichtlich wer da jetzt welche Rechte hat. Wie würdest du da reagieren, wenn solche brisanten Daten gebündelt im Netz stehen. Ich war erstmal ziemlich erstaunt.
Die Datenschützerärklärung schützt die Daten auch nicht. Sie gibt mir/euch höchstens eine Handhabe wenn jemand Mist mit den Daten macht. Wovon ich nicht ausgehe.
Wer garantiert euch denn, dass das Ticketsystem nicht mal angegriffen wird oder durch einen Konfigurationsfehler offen steht. Dann liegen diese Daten auf dem Präsentierteller. Für mich haben solche Daten nichts in einem Onlinesystem zu suchen!
VG Martin
Hallo Martin,
du sprichst verschiedene Bereiche an, auf die ich gerne erläuternd eingehen würde um Sachverhalte klarzustellen und deinen Frust vielleicht etwas abzubauen. Gleichzeitig möchte ich einen aktuellen Einblick in unsere Arbeitsweise geben und aufzeigen, dass uns sehr daran gelegen ist unsere Verwaltungsabläufe produktiv und datenschutzkonform zu gestalten. Deutlich widersprechen möchte ich der Annahme, dass zu irgend einem Zeitpunkt unbefugte Zugriff auf deine Mitgliedsdaten oder die auf die Daten anderer Mitglieder hatten.
Die wehsentlichen Punkte sind: * Dauer der Bearbeitung von Mitgliedsanträgen * Keine Rückmeldung der Verantwortlichen auf Nachfrage * Verarbeitung von Mitgliedsdaten in Online-Systemen * Fazit
Dauer der Bearbeitung von Mitgliedsanträgen +++ Bisher habe ich mich um die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen gekümmert. Da die Arbeitsbelastung in diesen Bereich jedoch aufgrund des guten Mitgliederwachstums beständig steigt, habe ich mich auf der vergangenen Mitgliederversammlung am 30.08.2015 um eine Aufstockung des Vorstandspersonals bemüht um proaktiv einer Überlastung dieses Bereichs vorzubeugen. Im Vorfeld konnte ich Andreas für diesen Bereich gewinnen sodass wir die Personalsituation in diesem Bereich seit dem 30.08.2015 deutlich verbessern konnten. Neben dieser Personalveränderung haben wir in den vergangenen Monaten auch eine neue Software zur Mitgliederverwaltung (Excel->jVerein) eingeführt um den Workload auf ein zumutbares Maß zu begrenzen. Diese Umstellung bedingt neben dem Testen der neuen Verwaltungsprozesse und dem Schreiben von Betriebsdokumentation auch das Beantragen neuer Zertifikate für unser Online- Banking.
Diese drei Prozesse (Personalveränderung, Softwareumstellung und erneuerung der Bankzertifikate) waren insbesondere in Kombination nicht trivial aber dringend notwendig. Abgeschlossen haben wir alle Prozesse nach einer langen Arbeitsphase im Vorfeld vergangenen Freitag den 04.12.2015 bzw. endgültig diesen Montag 07.12.2015 mit der Eingliederung der mitglieder@ffnw.de Adresse ins Ticketsystem als letzten Schritt, auf die ich später noch eingehen werde.
Folge dieser Umstellungen ist eine verzögerte Bearbeitung von Mitgliedsanträgen. Das tut mir sehr leid, allerdings möchte ich in diesem Zusammenhang gerne auch noch einmal auf unsere Satzung hinweisen, die uns bei der Bearbeitung von Mitgliedsanträgen aus gutem Grund eine Frist von 3 Monaten einräumt (§6 Abs. 2). Insbesondere bei einer so schwierigen Umstellung halte ich es für legitim diese Frist auch in Anspruch zu nehmen. Kommunikationsprobleme sind natürlich nicht in unserem Sinne, aber dazu im nächsten Punkt ein paar Worte.
Keine Rückmeldung der Verantwortlichen auf Nachfrage +++ Verantwortlich für die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen war bis vergangene Woche ich als Schatzmeister. Ich bin seit jeher unter der bekannten Emailadresse schatzmeister@ffnw.de erreichbar und habe seit dem 21.09.2015 sogar jeden Montag von 9-10 Uhr Sprechzeit sofern mir nichts dazwischen kommt. Eine Email dazu ging über diese Liste. In dieser Zeit beantworte ich sehr gewissenhaft alle Anfragen, die mich erreichen. Insbesondere über die Adresse schatzmeister@ffnw.de garantiere ich eine Beantwortung aller eingehenden Anfragen. Wir haben hier einen Automatismus im Ticketsystem etabliert, der alle Anfragen, die auf dieser Adresse eingehen, mir persönlich zuweist sodass ich jederzeit einen Überblick darüber habe welche Anfragen dort eingegangen sind und welche noch beantwortet werden müssen.
Du schreibst, dass du evtl. andere Vorstandsmitglieder nach dem Stand der Bearbeitung deines Mitgliedsantrags gefragt hast. Andere Vorstandsmitglieder sind jedoch in den Prozess der Mitgliederverwaltung nur dann eingebunden, wenn es Probleme mit einem Mitgliedsantrag gibt, was bisher glücklicher Weise noch nicht der Fall war. Das ist allein schon aufgrund der Komplexität ein sinnvoller Prozess, den wir auch in Zukunft so beibehalten werden.
Dass dich die anderen Vorstandsmitglieder nicht an meine Adresse weitergeleitet haben ist verständlicher Weise sehr ärgerlich, aber sicherlich keine Absicht. Da die Mitgliederverwaltung nun in das Ticketsystem eingegliedert ist, wird der Eingang eines Antrags per Email an die Adresse mitglieder@ffnw.de in Zukunft automatisch bestätigt sodass ein potentielles Mitglied während der Bearbeitungszeit immerhin schon einmal eine Eingangsbestätigung hat. Für die Unannehmlichkeiten bis hier hin möchte ich mich entschuldigen. Damit du in Zukunft die richtigen Andressen zu Hand hast, haben wir alle Kontaktdaten auf der Wikiseite des Vorstands zusammengefasst: https://wiki.nordwest.freifunk.net/Verein/Vorstand
Verarbeitung von Mitgliedsanträgen in Oline-Systemen +++ Die Abwicklung des Tagesgeschäfts im Freifunk Nordwest e.V. wird in vielen Bereichen durch online Systeme unterstützt. In diesen Systemen werden auch personenbezogene Daten wie z.B. Mitgliedsdaten verarbeitet.
Als ein im IT-Bereich tätiger Verein sind wir uns der damit verbundenen Problematiken bewusst und legen großen Wert auf saubere Zugriffsberechtigungen und ein hohes Maß an Sicherheit in unseren Systemen.
Um dies sicherzustellen, haben alle Personen, die mit diesen Daten in berührung kommen könnten (Vorstand und Administratoren), Datenschutzverpflichtungen unterschrieben. Verantwortlich zur Einhaltung dieser Vorgabe sind unsere Accountmanager, die saubere Arbeit leisten. Hinzu kommt, dass der Verein tatkräftig von erfahrenen Administratoren unterstützt wird, die sich auch im Bundesdatenschutzgesetz gut auskennen.
Unsere Onlinesysteme sind so konfiguriert, dass auf Mitgliedsdaten nur der Vorstand und die Administratoren Zugriff haben. Das gilt auch für das Ticketsystem, das wir für den Mitgliederbereich seit diesem Montag 07.12.2015 nutzen. Es war und ist zu keinem Zeitpunkt möglich, dass unberechtigte Personen Mitgliedsdaten einsehen. Der Link in der Eingangsbestätigung ist ein personalisierter Link, den nur du selbst kennst um den Bearbeitungsverlauf deines Antrags verfolgen zu können.
Fazit +++ Ich kann gut verstehen, dass es aufgrund der langen Wartezeit bei der Bearbeitung deines Antrags zu Problemen, Missverständnissen und vielleicht auch zu einigem Frust gekommen ist. Da möchte ich mich gerne entschuldigen und dir versichern, dass wir so schnell und gewissenhaft arbeiten, wie es im Ehrenamtlichen Rahmen möglich ist ohne sein Herzblut an der Sache zu verlieren. Ich glaube aber, dass wir sowohl organisatorisch als auch beim Thema IT-Sicherheit sehr gut aufgestellt sind. Dein Antrag wird auf jeden Fall bearbeitet werde und vielleicht konnten dich meine Erläuterungen zum Thema ja auch etwas beruhigen.
Viele Grüße Clemens
Am Mittwoch, 9. Dezember 2015, 22:52:39 schrieb Martin Brehme:
So Freunde der Nacht, ich bin gerade richtig sauer.
Da ich das letzte mal bei einer Mail an die allgemeine Mailadresse keine Antwort bekommen habe, gehts halt dieses mal über die Liste!
Was ist passiert: Ich habe am 24.09. meinen unterschriebenen Mitgliedsantrag per Mail an Euch geschickt. Danach habe ich nix mehr gehört. Auf einem der Treffen konnte mir zum Thema "bin ich jetzt Mitglied" keiner der Anwesenden Vorstandsmitglieder etwas sagen. Die Aussage war: "Der Zuständige" sei nicht da.
OK, das machen alles Freiwillige. Und es gab keinen Bedarf den Mitgliedsstatus direkt zu klären. Also warten wir mal ab.
Gestern!!! habe ich nun eine Mail aus dem Ticketsystem des FF Nordwest bekommen:
"Wir haben Ihre Anfrage erhalten. Ihr wurde die Ticketnummer ..."
Mit einem Link zum Ticketsystem. Also mal flink da drauf geklickt. Und was sehe ich da: Im Anhang des Tickets eine PDF mit meinem Mitgliedsantrag. Inklusive meiner Bankverbindung, meinem Geburtsdatum und meiner eingescannten Unterschrift.
Leute: Ich weiß nicht wer alles auf das Ticketsystem Zugriff hat. Aber das sind personenbezogene Daten. Und in der Kombination hoch problematisch. Das geht mal gar nicht! Das sind Unterlagen, die in keinem Onlinesystem etwas zu suchen haben! Ich kann mir nicht vorstellen, dass das Eure Vorstellung von Datenschutz ist. Diese Daten sind maximal dem Vorstand zugänglich zu machen! Das geht keinen sonst etwas an. Weder Geburtsdatum, noch Bankverbindung oder Unterschrift.
Bitte löscht die Daten umgehend komplett aus dem Ticketsystem und überdenkt bitte noch einmal Eure Prozesse bei neuen Mitgliedern
Einen schönen Abend ...
Martin Brehme _______________________________________________ Nordwest mailing list Nordwest@lists.ffnw.de https://lists.ffnw.de/mailman/listinfo/nordwest
Hallo Clemens,
vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Die Bearbeitungszeit des Antrages hat mich garnicht so gestört. Es sind halt alles ehrenamtliche Leute. Soweit Okay.
Was mich wirklich nach wie vor wurmt, ist die Tatsache das meine Daten zusammengefasst in einem PDF unverschlüsselt in einem Onlinesystem abgelegt sind. Das ist aus meiner Sicht kein verantwortungsvoller Umgang mit solchen Daten.
Vg Martin
Am Donnerstag, 10. Dezember 2015, 11:39:12 schrieb Martin Brehme:
Was mich wirklich nach wie vor wurmt, ist die Tatsache das meine Daten zusammengefasst in einem PDF unverschlüsselt in einem Onlinesystem abgelegt sind. Das ist aus meiner Sicht kein verantwortungsvoller Umgang mit solchen Daten.
Hi Martin,
das Problem kann ich nur in Teilen nachvollziehen. Unser Emailsystem ist ein Service für unsere Mitglieder. Der Standardprozess ist, dass uns ein Mitglied seinen Antrag per Post schickt und dies ist auch die erst genannte Möglichkeit auf dem Mitgliedsantrag.
Wenn uns aber jemand eine Email schickt, dann muss dem Absender klar sein, dass diese Email im Empfängersystem verarbeitet und auch gespeichert wird. Zum Empfang muss das Empfängersystem technisch bedingt online sein, alles andere widerspricht sich ja auch schon offensichtlich. Und mir ist kein System bekannt, dass eingehende Emails direkt verschlüsselt sodass sie bei einem erfolgreichen Online-Angriff nicht ausgelesen werden können. Sonst wäre dieses System wohl schon sehr weit verbreitet.
Worüber man nachdenken kann ist, ob bearbeitete Tickets im Bereich der Mitgliederverwaltung nach einer bestimmen Zeit automatisch gelöscht werden können. Das gehört aber denke ich in den Bereich Feinkonfiguration dessen wir uns in den kommenden Monaten noch einmal annehmen werden. Selbiges gilt für den Vorstandsinternen Austausch von Daten allgemein außerhalb unserer üblichen Kommunikationssysteme. Hier kann man z.B. trefflich streiten wie weit man gehen will und personell auch gehen kann. Nicht jeder unserer Mitarbeiter hat ein Informatikstudium absolviert und alleine der Umgang mit PGP läuft nicht bei jedem auf Anhieb sauber. So sehr wir uns da auch bemühen.
Ein aktuell wirklich noch offener Punkt ist die Möglichkeit der Mitgliederverwaltung verschlüsselte Emails mit PGP zu empfangen. Pic hat darauf auch schon hingewiesen. Dies lässt sich derzeit jedoch nicht mit unseren Prozessen zur Verarbeitung von Mitgliedsanträgen vereinbahren sodass ich hier leider keine schnelle Lösung versprechen kann. Wer damit nicht leben kann, den kann ich derzeit nur auf den Postweg verweisen.
Viele Grüße Clemens
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Bjoern Franke -
Clemens John -
Martin Brehme